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透視張家港政府引入ISO9000


信息來源:蘇州日報  發表時間:2012-09-15


ISO9000 主要應用于企業質量管理,政府機關導入它,是按照標準的準則, 對政府行為進行規范。

通過制訂工作目標,使全體行政管理人員有明確的目標,有努力的方向。

通過過程管理的方法,對政府資源進行管理,有效地使用政府資源,不斷降低工作成本、縮短工作周期,從而達到提 高工作效率的目的。

通過制訂細致、明確的規范文件確定所有政府工作的流程和要求,對各職能部門之間和內部活動 的銜接進行明確細致的規定,加強內部溝通,確保接口的暢通,實現過程的連續性。

通過始終堅持凡事有人負責、凡事有人監督、凡事有記錄的工作流程,把政府工作的復雜過程控制在每一個環節、每一個時段、每一個具體的責任人,按部就班地抓好監督與落實,并時刻關注其發展變化,直至產生良好的結果。

通過過程方法原則的實施,培養所有工作人員良好的責任意識、質量意識和程序意識,糾正工作人員重結果、輕過程的觀念和工作的隨意性,自覺地確立科學嚴謹的質量理念,最終提高辦事質量和工作效率。

“推行論證后,各政府部門又有了一個質的飛躍!睆埣腋鄣娜罕姾屯顿Y者普遍反映,現在政府部門的服務意識、服務態度和服務質量有了進一步的轉變。與此同時,各部門依法行政能力不斷增強,辦事效率明顯提高。有數據顯示,一般文件的辦文時間由系統運行前的7至15天減少為3至5天,2/3的文件當天辦結;工作重大差錯率和有效投訴均為 零,測評目標達標率為。這是張家港市在引入ISO9000質量管理體系之后發生的變化。

政府部門為 什么要引進ISO9000認證

隨著形勢的發展,政府行政工作中的新情況、新問題層出不窮,原有的行政工作管理機制存在較明顯的滯后狀況,規范化建設的系統性水平較低,政府各部門的規范化建設基本處于各自為戰的狀況。主要表現為:一是職責問題。部門之間工作內容、范疇不明確,肆意擴大外延,好的事情大家上,不好的推給別人。二是依據問題。政府機關的工作依據歷來以紅頭文件下發,并交檔案室管理,檔案室人員調動后,新來同志就沒法很好掌握,造成文件依據不確切。三是程序問題。因單位領導個人愛好,管理程序經常會變。如:某一項工作一會兒這個部門解決,一會兒那個部門解決,程序混亂。四是工作檢查只查工作效果,過程很少注意,通常外部檢查多,內部整改少,問題查找并糾正比較滯后。五是自我糾正后的顧客滿意度中,“上”級滿意度關注較多,“下”級滿意度關注較少。這既不能適應社會對政府工作提出的新的要求,又在行政管理資源配置上造成了很大的浪費。如何適應新形勢的發展,深入研究和探索一條符合我國經濟發展狀況、符合我國政府工作實際、符合廣大人民群眾需要的辦法,已經成為我國政府行政管理一個十分重大而緊迫的課題。

近年來,張家港市通過開展行政效能建設,著力打造依法行政、程序透明、高效廉潔、服務一流的政府,取得了明顯的成效。而服務型政府強調依法行政的同時追求顧客滿意和相關方(上級機關、社會等)滿意,這與ISO9000追求顧客滿意的理念是一致的。政府導入ISO9000,就是要從系統規范的角度,構建以服務公眾為核心的管理文化,把現代的、先進的質量管理理念應用到行政管理實際工作中,著力避免管理失控、監督不力等問題。因此,通過按照ISO9000標準建立質量管理體系所追求的目標,對目標進行不斷地提升,不斷增強顧客滿意,不斷提高政府的服務質量最終達到社會滿意,上級滿意,自己滿意。

開展ISO9000貫標認證工作以后,機關單位的整個業務流程通過重新整合,運行機制更加科學合理化;工作規范有序,科學編制的作業指導書大大提高了工作的準確性和有效性;責任分明,人員的責任心和工作的主動性明顯增強,部門之間杜絕了扯皮推諉現象;機關單位的行政管理更加到位,更注重實效;依法行政質量大大提高,各項基礎工作更為扎實,持續改進機制使機關單位形成了追求卓越工作質量的氛圍,過錯減少;不斷提高和優化服務水平,社會對此反映良好;培養了一批懂得運用現代管理理論、方法和專業知識的人才。這也是張家港市政府機關開展行政效能建設所追求的目標,可以這么說,推行ISO9000是對張家港市行政效能建設的補充。

推行ISO9000所取得的成效

目前,張家港市紀委監察局、水利局、國檢局、質監局、地稅局、郵政局、電信局、交通局、海事局等十 幾個部門已導入ISO9000質量體系并通過認證,實踐證明,成效明顯。

通過強化責任意識、確立創新目標, 確保了目標的順利實現和突破。

國檢局對目標進行了三級分解和量化,實現了質量目標的具體化和可測量性。如:質量目標為“執法成效逐年上升”,在制定工作指標時,該局把它量化為“執法成效比去年提高20%%”。確定了新的目標后,大家覺得,肩上擔子重了,要求高了,部門和個人都有一種緊迫感,如植檢科的疫情檢出率年初制定的指標為“局內首次截獲有害生物種類增加4種”,而上半年他們就提前完成了這一指標任務。其余所有部門和人員也都做到了時間過半,指標完成超半。

市水利局長江防洪工程管理處引入ISO9000后,干部職工變被動管理為主動管理,原來發現水污染了,由環保部門采取措施來解決,現在一發現水污染主動開閘引水。

質監局把監督、質量管理、計量、標準、執法等方面產生影響滿意度的因素作為重點,以程序化、標準化加以控制實施,形成了一整套以服務為主體的質量保證體系。每年定期走訪企業,為企業提供管理、標準、計量等方面的服務。今年開展的“訪百家企業,獻百條良策”活動,受到企業的歡迎。貫標以來,機關服務滿意度顯著提高,沒有發生投訴現象;在行政執法方面,也沒有發生行政復議或行政訴訟案件。

通過強化過程監控,及時發現和糾正問題,確保了工作質量的有效改進。

針對過去的習慣做法是半年、年終開會聽總結,注重結果監控,使工作中發現問題比較滯后,無法及時糾正問題,各單位推行ISO9000質量體系后,重點圍繞工作質量目標,注重過程的工作質量控制,及時進行反饋和糾正。如國檢局將有關綜合部門如檢務、人事、財務、綜合科等部門的職責調整和細化,明確任務,日常監督,實時監控,確保了目標保質保量如期完成。在企業滿意度測評中,該局的滿意度達98%%。

水利局長江防洪工程管理處總共五六個技術人員,技術工作有工程觀測,工程檢查,養護和維修監督檢查等。如何配置?通過過程管理,他們找到了解決方法。比如工程測量過程,一般來說測量要四個人成組。而且整個江堤,所有涵閘測過一遍將花大量時間。比如工程檢查過程一年十二次經常檢查,三次定期檢查若干次特別檢查,也要三到四人花大量時間,所以管理處安排:檢查人員、測量人員兼職,兩個過程交叉進行,在檢查工作的空隙進行工程測量,同時還要保證江堤巡查天天要進行,所以在巡查過程中,對工程進行檢查,結合一起實施,克服了人力緊、時間緊的矛盾。

水利局對水行政執法進行了控制, 如案件發生后,馬上進入執法流程:對違法案件進行立案—取證—發放水行政處罰告知書—水行政處罰案件調查報告 —水行政處罰決定書—送達回執—水行政違法案件結案審批表,通過對程序流程的控制,確保執法行為公正、公開、 公平,并且確保運用法律條款適當,不出錯案。同時還建立了反饋系統,設立了案件舉報電話和投訴電話。良好的反饋系統確保了大 隊及時了解和發現違章違法情況,也能讓自身存在的問題得到及時的改進,提高了顧客的滿意度。

市人才中心按照質量管理體系的要求,對所有業務進行了梳理、歸類,確立了人事代理、職稱初定與晉升、市場招聘、網絡管理、人事調動等10多個業務過程,為每個業務過程制定了詳細的辦事流程、辦事時限及檢查方法等,從根本上減少了個人對辦事流程的主觀干預,杜絕了辦事隨意、承諾不兌現、辦事出現差錯等現象。同時,他們還制定了《業務檢查程序》,加強對各項業務的監督檢查,使不合格的服務不流入下一環節,確保了服務過程符合政策、法律和法規的要求。

通過堅持持續改進,完善內外環境,實現了 工作成效的持續提升。

ISO9000最大的特點是“允許犯錯誤,但決不允許犯同樣的錯誤”。各單位推行ISO9000后,都針對工作中存在的薄弱環節,實行了持續改進。國檢局采取人性化管理,建立精神物質并存的激勵機制,以工作質量、工作成績作為提拔干部績效的重要衡量標準。同時針對人手不足的問題,挖掘潛力,積極改進工作方式。如:采取了集中查驗方式后,在集裝箱裝載的原木中發現了紅火蟻、瑪瑙螺屬蝸牛和蜥蜴等疫情。建立了聯合查驗制度后,上半年在棉花檢驗檢疫上實現了新的突破,不僅在71批棉花中檢驗出69批在品質或重量方面存在問題,索賠金額達56萬美金,還首次從進口棉花中截獲了馬鈴薯甲蟲等。


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